Suggesties voor een beter proces

Heden verzonden via de website van het Kagerzoomproject.

Procesfouten leiden tot wantrouwen

Het discussieproces rond de vormgeving van het Kagerzoomgebied loopt niet goed. Dat is jammer, want er zijn best veel maatregelen die door (bijna) alle partijen als zinvolle verbeteringen zullen worden gezien. Maar er zijn ernstige fouten in het proces rond dit project gemaakt. Als gevolg daarvan is er nogal wat wantrouwen ontstaan, vooral aan de kant van de bewoners aan de rand van de Merenwijk en aan de kant van verschillende ‘gebruikers’ zoals hondenbezitters, wandelaars en fietsers. Nu weet u ook wel dat het herstellen van beschaamd vertrouwen ongeveer tien keer zoveel tijd kost als het ooit gekost heeft om het te creëren.

Het kan beter

Toch geef ik  u de volgende ideeën ter overweging:

Openheid

Wees volledig open over de alle informatie die in dit proces uitgewisseld wordt:

  • alle verslagen van elk overleg, de identiteit van de uitgenodigde deelnemers en alle behandelde stukken op de website van het project. Doet u dat niet, dan gaat men snel denken dat er geheimzinnige processen op de achtergrond spelen.
  • laat alle reacties die via de website binnenkomen integraal aan iedereen zien, zoals bij de meeste van dit soort websites gebruikelijk is. Op die manier weten de ‘insprekers’ ook van elkaar welke standpunten er worden ingenomen. Doet u dat niet, dan ontstaat de indruk dat u de vrije hand wilt hebben in het samenvatten en selecteren van reacties en dat u gewoon weglaat wat u niet bevalt.
  • Maak inzichtelijk hoe u met de ‘gele briefjes’ van discussiebijeenkomsten omgaat. Doet u dat niet, dan wordt er snel gedacht: die gooien de briefjes weg die niet in hun straatje passen.

 

Concrete taal

Beantwoord concrete vragen met concrete antwoorden:

  • Als mensen op details van de visieschets reageren (zoals de aanleg van een pad, de verlaging van een dijk, het natmaken van een gebied), geef dan ook een concreet antwoord en volsta niet met de dooddoener “Dit is maar een heel voorlopige visie. Dit is nog geen plan. Dus u hoeft zich nergens zorgen over te maken.” Anders neemt het wantrouwen hand over hand toe en wordt er al snel gedacht: “die lui in Teylingen verbergen zich achter wollige taal en intussen worden er vergaande besluiten voorbereid.”
  • Geef in uw antwoorden aan op welke informatie, welke doelstellingen, vooronderstellingen en redeneringen de (details in de) visieschets zijn gebaseerd. Nu ontstaat de indruk dat er helemaal geen duidelijke doelstellingen en duidelijke informatie bestaan. Men voelt zich uitgeleverd aan totale willekeur.

Als u (uw projectleider) zich aan deze suggesties houdt, dan zult u verbaasd zijn over hoe snel alle partijen het eens kunnen worden. Doet u dat niet, dan zullen er nog veel meer en nog wildere indianenverhalen ontstaan. Er zal gezegd worden dat er machtige financiële belangen en carrières van politici op de achtergrond spelen, dat het plan al tot in de kleinste details vastligt en dat het met wat schijnoverleg nog even doorgedrukt moet worden.

Of kiest u voor het creëren van nog meer wantrouwen?

Het huidige projectmanagement is een uitstekend recept voor het creëren van wantrouwen. Wilt u dat?

Eén gedachte over “Suggesties voor een beter proces”

  1. Ik ben erg benieuwd naar de echte tekening; de tekening met hoge resolutie die enkele weken geleden wel ter inzage heeft gelegen in de Regenboogkerk, maar deze is nergens op een site te vinden. Ik heb erom gevraagd maar tot op heden geen antwoord gekregen. Op basis van de tekening die in de brochure staat, weet niemand wat er precies gaat gebeuren. Is deze vaagheid met opzet gecreëerd?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *